HYSBYSIAD PREIFATRWYDD LLAWN i aelodau a buddiolwyr Cronfa Bensiwn Gwynedd
Hysbysiad yw hwn ar gyfer aelodau a buddiolwyr Cronfa Bensiwn Gwynedd (y “Gronfa”). Fe’i paratowyd gan Gyngor Gwynedd (yr “Awdurdod Gweinyddu”, neu “ni”) yn rhinwedd ei rôl fel yr awdurdod sy’n gweinyddu’r Gronfa.
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn ar gael hefyd ar y ddolen ganlynol:
www.cronfabensiwngwynedd.cymru
Pam ydyn ni’n darparu’r hysbysiad hwn ichi
Fel Awdurdod Gweinyddu’r Gronfa rydym yn dal rhywfaint o wybodaeth amdanoch (“data personol”) sy’n cael ei defnyddio gennym i weinyddu’r Gronfa ac i dalu buddion ichi. Diben yr hysbysiad hwn yw rhoi gwybodaeth ichi am y data yr ydym yn ei ddal amdanoch, sut yr ydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â’r data a’r mesurau diogelu sydd wedi’u sefydlu i’w ddiogelu.
Y rhan technegol
Mae’r Awdurdod Gweinyddu yn dal data personol amdanoch yn rhinwedd ei rôl fel rheolydd data i sicrhau yr ymdrinnir yn briodol â phob mater yn ymwneud â’r Gronfa, yn cynnwys ei gweinyddu a’i rheoli. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu’ch data er mwyn cysylltu â chi, i gyfrifo, sicrhau a thalu eich buddion, i wneud gwaith modelu ystadegol ac ariannol ac at ddibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn yn asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion yr aelodau a sut y dylai’r arian hwnnw gael ei fuddsoddi), ac i reoli rhwymedigaethau a gweinyddu’r Gronfa yn gyffredinol. Caiff rhagor o wybodaeth am sut yr ydym yn defnyddio’ch data personol ei darparu isod.
Yn gyffredinol, y sylfaen gyfreithiol i’n defnydd o’ch data personol fydd un neu ragor o’r canlynol:
a) mae angen inni brosesu’ch data personol i gyflawni’n rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Gweinyddu’r Gronfa;
b) mae angen inni brosesu’ch data personol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn ein rôl fel corff cyhoeddus;
c) mae angen inni brosesu’ch data personol i’r dibenion dilys o weinyddu a rheoli’r Gronfa a’r rhwymedigaethau oddi tani, cyfrifo, sicrhau a thalu buddion a chyflawni’n rhwymedigaethau ac arfer unrhyw hawliau, dyletswyddau a disgresiwn sydd gan yr Awdurdod Gweinyddu mewn perthynas â’r Gronfa;
d) oherwydd bod angen inni brosesu’ch data personol i gyflawni’n rhwymedigaethau cytundebol ichi mewn perthynas â’r Gronfa (er enghraifft, o dan gytundeb y byddwch chi’n talu cyfraniadau gwirfoddol ychwanegol i’r Gronfa), neu i gymryd camau, ar eich cais chi, cyn ymrwymo i gontract.
Pa ddata personol ydyn ni’n ei ddal, a sut ydyn ni’n ei gael
Mae’r mathau o ddata personol rydyn ni’n ei ddal ac yn ei brosesu amdanoch yn gallu cynnwys:
- Manylion cyswllt, yn cynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad ebost.
- Manylion adnabod, yn cynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol a rhif gweithiwr a rhif aelodaeth.
- Gwybodaeth sy’n cael ei defnyddio i gyfrifo ac asesu cymhwyster am fuddion, er enghraifft, hyd y cyfnod o wasanaeth neu aelodaeth a gwybodaeth am eich cyflog.
- Gwybodaeth ariannol sy’n berthnasol wrth gyfrifo neu dalu buddion, er enghraifft, manylion cyfrif banc a threth.
- Gwybodaeth am eich teulu, dibynyddion neu amgylchiadau personol, er enghraifft, statws priodasol a gwybodaeth berthnasol i ddosbarthu a dyrannu’r buddion sy’n daladwy ar farwolaeth.
- Gwybodaeth am eich iechyd, er enghraifft, i asesu cymhwyster am fuddion sy’n daladwy pan fydd iechyd rhywun yn wael, neu lle mae’ch iechyd yn berthnasol i hawliad am fuddion yn dilyn marwolaeth aelod o’r Gronfa.
- Gwybodaeth am euogfarn droseddol os yw hynny wedi golygu bod arnoch chi arian i’ch cyflogwr neu’r Gronfa ac y gallai’r cyflogwr neu’r Gronfa gael eu had-dalu o’ch buddion.
Rydym yn cael peth o’r data personol hwn yn uniongyrchol oddi wrthych chi. Gallwn hefyd gael data (er enghraifft, gwybodaeth am eich cyflog) oddi wrth eich cyflogwr/wyr cyfredol neu flaenorol neu gwmnïau a’u holynydd mewn busnes, oddi wrth aelod o’r Gronfa (lle’r ydych chi neu lle gallech fod yn fuddiolwr o dan y Gronfa o ganlyniad i aelodaeth y person hwnnw o’r Gronfa) ac o amrywiaeth o ffynonellau eraill yn cynnwys cronfeydd data cyhoeddus (megis y Gofrestr Genedigaethau, Marwolaethau a Phriodasau), ein cynghorwyr neu gyrff llywodraeth neu gyrff rheoleiddio, yn cynnwys y rheini ar y rhestr o sefydliadau y gallwn rannu’ch data personol gyda nhw, sydd wedi’i nodi isod.
Lle’r ydym yn cael gwybodaeth am rai “categorïau arbennig” o ddata neilltuol o sensitif, megis gwybodaeth am iechyd, mae mesurau diogelu ychwanegol mewn grym o dan y ddeddfwriaeth diogelu data. Dim ond gyda’ch caniatâd chi y byddwn yn prosesu’ch data personol sy’n dod o fewn un o’r categorïau arbennig, oni bai ein bod yn gallu prosesu’r data hwn yn gyfreithlon am reswm arall a ganiateir gan y ddeddfwriaeth honno. Mae gennych yr hawl i dynnu’ch caniatâd i brosesu yn ôl ar unrhyw adeg drwy hysbysu’r Awdurdod Gweinyddu yn ysgrifenedig. Fodd bynnag, os na roddwch eich caniatâd, neu os byddwch yn ei dynnu’n ôl yn ddiweddarach, efallai na fydd yr Awdurdod Gweinyddu yn gallu prosesu’r wybodaeth berthnasol i wneud penderfyniadau wedi’u seilio arni, yn cynnwys penderfyniadau am dalu eich buddion.
Lle’r ydych wedi darparu data personol inni am unigolion eraill, megis aelodau o’r teulu, dibynyddion neu fuddiolwyr posibl o dan y Gronfa, cofiwch wneud yn siŵr fod yr unigolion hynny’n ymwybodol o’r wybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn yr hysbysiad hwn.
Sut byddwn ni’n defnyddio’ch data personol
Byddwn yn defnyddio’r data hwn i ddelio â’r holl faterion yn ymwneud â’r Gronfa, yn cynnwys ei gweinyddu a’i rheoli. Gall hyn gynnwys prosesu eich data personol at bob un neu unrhyw rai o’r dibenion canlynol:
- i gysylltu â chi.
- i asesu cymhwyster am fuddion, eu cyfrifo a’u darparu ichi (ac, os ydych yn aelod o’r Gronfa, i’ch buddiolwyr ar eich marwolaeth).
- i nodi eich opsiynau posibl neu wirioneddol o ran buddion.
- i ganiatáu ffyrdd amgen o gyflenwi’ch buddion, er enghraifft, drwy ddefnyddio cynnyrch yswiriant a throsglwyddiadau i drefniadau pensiwn eraill neu drwy uno â threfniadau pensiwn eraill.
- at ddibenion modelu ystadegol ac ariannol a dibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn yn asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion yr aelodau a sut y dylai’r arian hwnnw gael ei fuddsoddi).
- i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol fel awdurdod gweinyddu’r Gronfa.
- i ymdrin ag ymholiadau gan aelodau a buddiolwyr eraill ac i ymateb i unrhyw anghydfod gwirioneddol neu bosibl ynglŷn â’r Gronfa.
- i reoli rhwymedigaethau’r Gronfa, yn cynnwys ymrwymo i drefniadau yswiriant a dewis buddsoddiadau’r Gronfa.
- mewn perthynas â gwerthu, uno neu ad-drefnu corfforaethol ar unrhyw fusnes neu drosglwyddo busnes o eiddo’r cyflogwyr sy’n rhan o’r Gronfa a chwmnïau’u grŵp.
Sefydliadau y byddwn efallai yn rhannu’ch data personol gyda nhw
O bryd i’w gilydd byddwn yn rhannu’ch data personol gyda chynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel y gallant ein helpu i gyflawni’n dyletswyddau, ein hawliau a’n disgresiwn mewn perthynas â’r Gronfa. Bydd rhai o’r sefydliadau hyn yn prosesu’ch data personol ar ein rhan ac yn unol â’n cyfarwyddiadau. Bydd sefydliadau eraill yn gyfrifol i chi’n uniongyrchol am eu defnydd o ddata personol rydyn ni’n ei rannu gyda nhw. Cyfeirir atyn nhw fel rheolyddion data ac rydym yn eu nodi yn y tabl isod. Gallwch weld eu polisïau diogelu data nhw eu hunain (a fydd yn gymwys i’w defnydd nhw o’ch data chi) ar eu gwefannau.
Mewn perthynas â’r Gronfa, mae’r sefydliadau hyn yn cynnwys:
Prosesyddion data
- Gweinyddwr – (Cyngor Gwynedd ar hyn o bryd)
- Cyfrifwyr – (Cyngor Gwynedd ar hyn o bryd)
- Swyddfeydd olrhain ar gyfer sgrinio marwolaethau a lleoli aelodau – (ATMOS ar hyn o bryd)
- Darparwr taliadau dramor i drosglwyddo taliadau i aelod o’r cynllun sydd â chyfrifon y tu allan i’r DU – (Western Union ar hyn o bryd)
- Cwmnïau argraffu – (Adare ar hyn o bryd)
- Darparwr meddalwedd pensiynau – (ar hyn o bryd Aquila Heywood)
Rheolyddion data
- Ymgynghorydd actiwaraidd / Actiwari’r Gronfa – (Hymans Robertson ar hyn o bryd)
- Cynghorydd buddsoddi – (Hymans Robertson ar hyn o bryd)
- Darparwyr Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol – (Clerical Medical, Equitable Life a Standard Life ar hyn o bryd)
- Cynghorydd cyfreithiol – (Cyngor Gwynedd ar hyn o bryd)
- Archwilydd allanol – (Deloitte ar hyn o bryd)
- Archwilydd mewnol – (Cyngor Gwynedd ar hyn o bryd)
- Cwmnïau yswiriant o ran buddion salwch – (Legal and General ar hyn o bryd)
- Cronfa ddata Yswiriant Gwladol y Gronfa – (Awdurdod Pensiynau De Swydd Efrog)
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Adran Actiwari’r Llywodraeth
- Swyddfa’r Cabinet – at ddibenion y Cynllun Atal Twyll Cenedlaethol
- Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol
- CThEM
- Llysoedd Cymru a Lloegr – i’r diben o brosesu gorchmynion rhannu pensiwn ar ysgariad
Ym mhob achos, ni fyddwn ond yn gwneud hyn i’r graddau yr ydym yn credu bod angen rhesymol am y wybodaeth i’r dibenion hyn.
Hefyd, lle’r ydym yn buddsoddi ar ran y Gronfa neu’n ceisio darparu buddion i aelodau’r Gronfa mewn ffyrdd eraill, megis drwy ddefnyddio yswiriant, efallai y bydd angen inni rannu data personol gyda darparwyr buddsoddiadau, yswirwyr a gweithredwyr cwmnïau pensiwn eraill. Ym mhob achos ni fyddwn ond yn gwneud hyn i’r graddau yr ydym yn credu bod angen rhesymol am y wybodaeth i’r dibenion hyn.
O bryd i’w gilydd efallai y byddwn yn darparu peth o’ch data i’ch cyflogwr a’i is-gwmnïau perthnasol (a darpar brynwyr eu busnesau) a chynghorwyr i’r diben o alluogi’ch cyflogwr i ddeall ei rwymedigaethau i’r Cynllun. Byddai’ch cyflogwr yn gyffredinol yn rheolydd ar y data personol a rennir gydag ef yn yr amgylchiadau hynny. Er enghraifft, lle mae’ch cyflogaeth chi yn ymwneud â darparu gwasanaethau sy’n ddarostyngedig i drefniant darparu o ffynhonnell allanol, gallai’r Awdurdod Gweinyddu ddarparu gwybodaeth am eich buddion pensiwn i’ch cyflogwr ac i ddarpar gynigwyr am y contract hwnnw pan ddaw i ben neu pan gaiff ei adnewyddu.
Lle gwneir cais neu os ydym o’r farn fod angen rhesymol am hynny, gallwn hefyd ddarparu’ch data i gyrff llywodraeth a sefydliadau datrys anghydfodau a gorfodi’r gyfraith, yn cynnwys y rhai a rhestrir uchod, y Rheoleiddiwr Pensiynau, yr Ombwdsmon Pensiynau a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM). Gallan nhw wedyn ddefnyddio’r data i gyflawni’u swyddogaethau cyfreithiol.
Gall y sefydliadau y cyfeirir atynt yn y paragraffau uchod ddefnyddio’r data personol i gyflawni’u swyddogaethau mewn perthynas â’r Gronfa yn ogystal ag ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol (megis cyfrifo costau cyfartalog disgwyliedig buddion a chyfraddau marwolaethau) ac at ddibenion cynllunio, gweinyddu busnes a rheoleiddio. Gallant hefyd basio’r data i drydydd partïon eraill (er enghraifft, gall yswirwyr basio data personol i gwmnïau yswiriant eraill i’r diben o ailyswirio), i’r graddau y maent yn ystyried bod gofyn rhesymol am y wybodaeth at ddiben cyfreithlon.
Mewn rhai achosion gallai’r cyrff derbyn hyn fod y tu allan i’r Deyrnas Unedig. Mae hyn yn golygu y gallai’ch data personol gael ei drosglwyddo y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd i awdurdodaeth nad yw efallai yn cynnig lefel ddiogelu sy’n cyfateb i’r gofynion yng ngwledydd yr Ardal Economaidd Ewropeaidd. Os digwydd hyn, rhaid inni wirio bod mesurau diogelu priodol yn cael eu rhoi ar waith gyda golwg ar ddiogelu eich data yn unol â’r cyfreithiau cymwys. Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os ydych am gael rhagor o wybodaeth am y mesurau diogelu sydd ar waith ar hyn o bryd.
Pa mor hir ydyn ni’n cadw’ch data personol
Ni fyddwn yn cadw’ch data personol ond cyhyd ag y mae angen inni wneud hynny er mwyn cyflawni’r diben(ion) y casglwyd ef ar ei gyfer a chyn hired wedi hynny ag a allai fod yn ofynnol yn ein barn ni i ddelio ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y gallem eu cael ynglŷn â gweinyddiad y Gronfa, oni bai ein bod yn dewis cadw’ch data am gyfnod hwy i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y caiff eich data personol ei gadw am y cyfryw gyfnod ag y mae gennych chi (neu unrhyw fuddiolwr sy’n cael buddion ar ôl eich marwolaeth) hawl i fuddion o’r Gronfa ac am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl i’r taliadau buddion hynny ddod i ben. Am yr un rheswm, efallai y bydd angen hefyd i’ch data personol gael ei gadw lle’r ydych wedi cael trosglwyddiad, neu ad-daliad, o’r Gronfa mewn perthynas â’ch hawl i fuddion.
Eich hawliau
Mae gennych hawl i weld a chael copi o’r data personol y mae’r Awdurdod Gweinyddu yn ei ddal amdanoch ac i ofyn i’r Awdurdod Gweinyddu gywiro eich data personol os oes unrhyw wallau neu os nad yw’n gyfredol. O dan rai amgylchiadau, efallai y bydd gennych hawl hefyd i ofyn i’r Awdurdod Gweinyddu gyfyngu’r prosesu ar eich data personol nes bydd unrhyw wallau wedi’u cywiro, i wrthwynebu prosesu neu i drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn) ddileu eich data personol. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am yr hawliau hyn o Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: www.ico.org.uk neu drwy ei llinell gymorth (0303 123 1113).
Os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn neu os oes gennych gwestiynau neu bryderon ynglŷn â’r prosesu ar eich data personol, cysylltwch â Gweinyddwr y Gronfa fel y nodir isod. Mae gennych hawl hefyd i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ynglŷn â’r hysbysiad preifatrwydd hwn neu weithgareddau prosesu’r Awdurdod Gweinyddu – gallwch wneud hynny drwy’r wefan uchod neu’i llinell gymorth.
Mae’r data personol yr ydym yn ei ddal amdanoch yn cael ei ddefnyddio i weinyddu eich buddion o'r Gronfa ac o bryd i’w gilydd efallai y byddwn yn gofyn ichi am wybodaeth bellach i’r diben hwn. Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth o’r fath, neu os byddwch yn gofyn am i’r data personol yr ydym yn ei ddal yn barod gael ei ddileu neu am gyfyngu arno, gallai hyn effeithio ar dalu buddion i chi (neu’ch buddiolwyr) o dan y Gronfa. Mewn rhai achosion gallai olygu nad yw’r Awdurdod Gweinyddu yn gallu dechrau talu eich pensiwn neu fod rhaid iddo atal eich pensiwn (os yw eisoes yn cael ei dalu).
Diweddariadau
Efallai y byddwn yn diweddaru’r hysbysiad hwn o bryd i’w gilydd. Lle’r ydym yn gwneud hyn, byddwn yn hysbysu’r aelodau o’r newidiadau a’r dyddiad pan fydd y newidiadau’n dod i rym.
Cysylltu â ni
Cysylltwch â gweinyddwr y Gronfa, Cyngor Gwynedd, am ragor o wybodaeth:
Cronfa Bensiwn Gwynedd
Swyddfa’r Cyngor
Caernarfon
Gwynedd
LL55 1SH
Ffon: 01286 679982
E-bost: pensiynau@gwynedd.llyw.cymru
Safle We: www.cronfabensiwngwynedd.cymru
Swyddog Diogelu Data
Gallwch hefyd gysylltu â’n swyddog diogelu data am ragor o wybodaeth:
Rheolwr Gwybodaeth
Cyngor Gwynedd
Swyddfa’r Cyngor
Caernarfon
Gwynedd
LL55 1SH